Am 25.05. konnten sich Volleyballfans auf ein echtes Highlight freuen. Die deutsche Volleyball-Nationalmannschaft spielte im BMW-Park gegen Italien. Knapp 7000 Zuschauende konnten das hochklassige Spiel beobachten. Anlässlich seines 50-jährigen Jubiläums organisierte der Bayrischen Volleyball-Verband vor dem Spiel eine „Fun-Area“, die viele weitere Attraktionen für die Fans bereithielt. leoticket war bei diesem Event nicht nur Ticketingpartner, sondern auch mit einem Team vor Ort, um das Einlassmanagement zu organisieren und als Ansprechpartner für das Clearing und Troubleshooting zur Verfügung zu stehen. Auch Vanessa Humpert, die Leitung unserer Kundenbetreuung, war Teil dieses Teams.
Vanessa, du warst in München dabei. Wie hast du den Einsatz vor Ort erlebt?
Das Spiel war wirklich super, die Atmosphäre war großartig. Es war auch einfach schön, mal vom Schreibtisch wegzukommen und direkt vor Ort mitzuhelfen.
Hattet ihr vor Ort auch ein bisschen Freizeit oder wart ihr durchgehend im Einsatz?
Wir hatten auch die Möglichkeit, das Spiel anzuschauen. Anfangs waren wir am Einlass, der eineinhalb Stunden vor Spielbeginn startete. Etwa 15 Minuten nachdem dieser beendet war, konnten auch wir das Spiel verfolgen.
In welchen Bereichen habt ihr Aufgaben übernommen?
Unsere Hauptaufgabe war es, beim Einlass präsent zu sein, sodass die die Security uns direkt ansprechen konnte, falls etwas sein sollte. Vor Beginn haben wir einen Testlauf mit den Drehkreuzen gemacht. Bei diesem Zutrittskontrollsystem halten Besucher*innen den QR-Code an den Scanner – wenn alles funktioniert, leuchtet es grün und wenn es ein Problem mit den Tickets gibt, leuchtet es rot. Wir haben sichergestellt, dass alles reibungslos läuft und alle Daten übermittelt wurden, damit die Gäste nur noch ihrem QR-Code scannen müssen.
Welche Problemfälle können speziell beim Ein- und Auslassmanagement auftreten?
Das häufigste Problem ist, dass Leute ihre Tickets nicht finden. Nach der Buchung bekommt man zwei E-Mails: eine Buchungsbestätigung und die Tickets. Viele E-Mail Provider filtern seit Anfang des Jahres Mails mit mehreren Anhängen automatisch in den Spam-Ordner. Wenn das unbemerkt bleibt, werden die Tickets automatisch gelöscht und das merken die Leute erst am Veranstaltungstag. Das ist ein großes Problem, deshalb arbeiten wir aktuell an einer Lösung für das kommende Update unserer unseres Ticket-Buchungssystems. In solchen Fällen kann die Security zu uns kommen und wir können ohne Probleme in unserem System nachschauen und die Tickets nochmal versenden. Manchmal konnte auch der QR-Code nicht gescannt werden – zum Beispiel, wenn man einen Screenshot macht und diesen dann weiterschickt, weil das Ticket für eine andere Person gedacht ist. Auch Umbuchungen können zu Problemen führen, wenn die Gäste versehentlich die alten Tickets am Eingang vorzeigen.
Warum ist es sinnvoll, dass dafür leoticket vor Ort war?
Bei größeren Veranstaltungen oder dem ersten Event von einem neuen Kunden finde ich es grundsätzlich sinnvoll, mit einem Team vor Ort zu sein. Der Veranstalter hat in der Regel viele andere Dinge im Kopf und keine Kapazität, sich selbst eineinhalb Stunden an den Einlass zu stellen. Wenn wir vor Ort sind, hat das viele Vorteile. Wir können viele Abläufe erklären, etwa, wie unsere Scan-App funktioniert, worauf man achten muss und welche Probleme auftreten können. Außerdem sind wir in Problemfällen direkt ansprechbar und können unmittelbar in unserem System nachschauen, ohne dass alle am Prozess Beteiligten auf das System Zugriff haben. Der Veranstalter muss sich dementsprechend nicht mehr um die Besucherverwaltung, die Einweisung der Security und den Einlass kümmern. Bei spontanen Problemen können wir schnell reagieren. An viele dieser Situationen denkt man vorher oft nicht, besonders bei der ersten Veranstaltung.
Du hast gerade die Security angesprochen. Was kann eine Einführung für die Sicherheitskräfte beinhalten?
Wenn unsere Scan-App benutzt wird, dann weisen wir die Security in diese ein. Beim Spiel im BMW-Park ging es aber vor allem darum, welche Probleme auftreten können und wie die Security uns in einem solchen Fall erreicht, damit wir auch sicherstellen können, dass niemand ohne gültiges Ticket in die Halle kommt. Außerdem können wir alle Konzepte erklären, die im Vorfeld mit dem Veranstalter besprochen wurden. Diese können beispielsweise den Wiedereinlass, den Raucherbereich, die Garderobe oder die Mitnahme größerer Taschen betreffen. Hier können wir die Sicherheitskräfte auch für Sonderfälle schulen, zum Beispiel was zu tun ist, wenn jemand im Notfall den Veranstaltungsort verlassen muss, es aber keinen regulären Wiedereinlass gibt.
Wie konnte leoticket speziell bei dieser Veranstaltung noch behilflich sein?
Wir konnten natürlich vor allem in den Situationen helfen, über die wir bereits gesprochen haben. Hauptsächlich waren wir beim Einlassmanagement behilflich, aber auch da gab es Sonderfälle. Einmal musste ein Gast dringend aus der Halle, weil sein Auto gerade abgeschleppt wurde und wir haben sichergestellt, dass er danach wieder Zutritt zur Halle hatte. Außerdem gab es besondere Bereiche wie die Fun-Area oder den VIP-Bereich, die nicht im Hallenplan verzeichnet waren. Deshalb kamen ein paar Menschen auf uns zu und haben gefragt, wo sie hin müssen. Für den VIP-Bereich brauchte man ein Armbändchen vom Info-Point, damit die Security einen Überblick hat, wer in den Bereich darf. Das hat überwiegend sehr gut funktioniert, aber es gab auch Gäste, die nicht wussten, wo sie das Bändchen bekommen oder den Info-Point nicht gefunden haben. In solchen Situationen kommen die Leute eher auf das Organisationsteam als auf die Security zu.
Was ist dein Fazit insgesamt? Wie wichtig war es für den Erfolg des Events, dass ihr vor Ort wart?
Es war auf jeden Fall sinnvoll, dass wir vor Ort waren. Wir konnten oft schnell helfen und die Security war nicht auf sich allein gestellt. Die Gäste waren zufriedener, weil sie das Gefühl hatten, dass da jemand ist, der ein auftretendes Problem unmittelbar lösen kann – und eine Veranstaltung läuft nur dann gut, wenn die Gäste zufrieden sind. Ich bin sowieso ein Fan von persönlichen Einsätzen vor Ort. Unser Kunde bekommt zudem dadurch ein sicheres Gefühl und muss sich nicht um den Einlass kümmern, sondern kann sich auf andere Sachen konzentrieren und einfach nur Gastgeber sein. Nur dann kann man sich als Veranstalter auf das Event einlassen – das kenne ich als gelernte Veranstaltungskauffrau auch. Wenn ich wusste, dass ich ein super Team im Hintergrund habe und mich darauf verlassen konnte, dass alles läuft, konnte ich entspannt an den Tag herangehen.